Comment faire un publipostage sans se casser la tête ?

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Créer une base de contacts sous Excel

excel
Conseils :

  • Les titres de vos colonnes sont importants, vous les retrouverez lors de la fusion de vos fichiers Excel-Word
  • Les champs laissés vides seront remplacés par un saut de ligne

Démarrer votre publipostage

  1. Ouvrir un nouveau document sous Word « document vierge»
  2. Cliquer sur l’onglet «Publipostage» et sélectionner «Démarrer la fusion et le publipostage»
  3. Choisir «Assistant Fusion et publipostage pas à pas»
  4. Travailler sur la fenêtre à droite
  5. étape 1 : Choisir «étiquettes»
  6. étape 2 : choisir «options d’étiquettes» : choisissez les étiquettes requises pour votre envoi en fonction de le référence indiquée (ex. : Avery 5160)
  7. Choisissez «utilisez le modèle actuel» : cela correspond au format des étiquettes que vous avez choisis.Passez à l’étape suivante
  8. Choisissez «utilisation d’une liste existante»Cliquez sur «Parcourir»
  9. Sélectionnez votre base de données que vous avez créée précédemment sous Excel
    • «feuil1$» : il s’agit de la base entière que vous avez créé sous Excel.
  10. «fusion et publipostage»
    • choisissez : «destinataires»

    Un tableau apparait avec différentes colonnes et titre de colonnes.

    Votre fichier Excel est présenté autrement mais il s’agit des mêmes titres de colonnes.

    Conseils : cliquez sur «affiner la liste des destinataires»

    • «trier» :
    • «Trier par…» : déroulez le menu et choisissez ce qui vous convient. Vos étiquettes seront imprimées en fonction de l’ordre choisi.
    • «Recherchez les doublons» : les doublons présents dans votre base Excel apparaissent en premier dans la liste offerte. Ils se trouvent par groupe de deux. Ensuite le reste de votre liste apparait en dessous.

    Pour chaque groupe de doublon assurez-vous de décocher le doublon qui vous convient (manque d’information, incomplet…). Profitez-en pour vérifier si vous disposez bien de toutes les informations nécessaires dans vos champs (adresse, nom….).

    Il est possible que certaines lignes ne soient pas renseignées suite a des oubli dans votre base Excel. Lorsque vous aurez désélectionné vos doublons, cliquez sur «ok».
    Cliquez sur «Suivante» et passez à l’étape 4/6.

  11. Sélectionnez «bloc d’adresse» :
    • Vérifiez que le bloc adresse vous convient, sinon ajustez-le en fonction des préférences offertes dans la colonne de gauche.Si vous choisissez un autre format, n’oubliez pas de sélectionner «faire correspondre les champs» afin d’appliquer vos modifications à l’ensemble de vos étiquettes.

    Conseils : Vous disposez d’un aperçu dans la fenêtre de droite vous permettant de voir comment vos contacts apparaitront. Si certains contacts sont mal agencés par manque d’informations (adresse incomplète…etc.) il vous faudra retourner sur votre base Excel et faire les modifications souhaitées.Vous reprendrez alors votre publipostage à l’étape 3/6.Vous devrez à nouveau choisir votre base Excel dans le menu offert sous word :

    • «utilisations d’une liste existante» : vous verrez inscrit le nom de la liste que vous aviez choisi. Il vous faut choisir la nouvelle base Excel qui vous venez de modifier en cliquant sur «sélectionner une autre liste» : optez pour la liste que vous avez dernièrement mis à jour.
  12. Publipostage
    • «bloc adresse» : si vous faites des changements dans le bloc adresse, n’oubliez pas de cliquer sur «faire correspondre les champs». Assurez-vous que tous les champs soient visibles et dans l’ordre que vous souhaitez. Le cas échéant, faites correspondre les champs grâce aux menus déroulants offerts.

    Conseils :
    Les champs «sans correspondance» apparaitront sous forme d’espace libre sur vos étiquettes.
    «Réplication de vos étiquettes» :

    • cliquez sur «mise à jour de toutes vos étiquettes» : cette fonction permet de créer toutes vos étiquettes, toutes.

    Si vous avez dû faire appel à une nouvelle liste de contacts Excel, vous verrez apparaitre dans votre document 2 fois la dénomination «bloc adresse».

    Supprimer un des deux «bloc adresse» dans la première case en haute à gauche et cliquez ensuite sur «mettre à jour les étiquettes».

  13. «aperçu de vos étiquettes» :
    Vos étiquettes apparaissent telles qu’elles seront imprimées.Si la mise ne forme ne vous convient pas et ou si vous ne disposez pas d’assez de bleed de autour de vos contacts pour une impression sans surprise, faites votre mise en page en utilisant les fonctions de word offerte (taille de la police, paragraphe/hauteur de ligne).
  14. «fin de la fusion»
  15. «imprimez»